Retningslinjer for personvern

Personvernregler for NIRAS Group og dets datterselskaper

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan NIRAS Group A/S og dets datterselskaper ("NIRAS", "vi", "vår" og "oss") beskytter ditt personvern, og derfor ønsker vi å informere deg om hvordan dine personopplysninger brukes av oss og innen gruppen.

Datakontroller

Den juridiske enheten som er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger er:

NIRAS Norge A/S
Organisasjonsnummer 992 152 265
Innspurten 11D
0663 Oslo

GDPR@niras.no

Kontaktinformasjon

Hvis du ønsker å kontakte oss angående vår behandling av dine personopplysninger, vennligst kontakt oss på:

GDPR@niras.no T: +45 4810 4200

1. Behandling av personopplysninger

Personopplysninger er alle slags opplysninger som til en viss grad er knyttet til deg personlig. Hvis du av en eller annen grunn ikke ønsker at vi skal behandle denne informasjonen, kan det skape problemer med å opprettholde og oppfylle mulige avtaler og juridiske forpliktelser.

1.1 Datasikkerhet

Vi har iverksatt passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte informasjonen din mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert utlevering eller uautorisert tilgang. Vi sørger for at behandlingen kun kan finne sted når alle personvernprinsipper er oppfylt.

1.2 Vi holder data oppdatert

Siden våre tjenester er avhengige av at dine data er korrekte og oppdaterte, ber vi deg informere oss om relevante endringer i dine data. Du kan bruke kontaktinformasjonen ovenfor for å varsle oss om endringer, og vi vil sørge for å oppdatere dine personopplysninger. Hvis vi blir klar over at dataene dine er feil, vil vi oppdatere dem og holde deg informert.

Når vi er databehandler, behandler vi personopplysninger i samsvar med instruksjonene og retningslinjene i databehandlingsavtalen som er inngått med dataansvarlig.

1.3 Datautvinning

Vi samler inn, behandler og lagrer kun de personopplysningene som er nødvendige for å oppfylle våre fastsatte mål. I tillegg kan det være underlagt lovgivningsmessig kontroll hvilken type datainnsamling og lagring som trengs for vår virksomhet. Typen og omfanget av informasjonen vi behandler kan også bestemmes av kravet om å oppfylle en kontrakt eller andre juridiske forpliktelser.

1.4 Nettsidebesøkende

I forbindelse med at du besøker nettsiden vår, vil vi motta personopplysninger om deg i form av informasjonskapsler. Dette er beskrevet mer detaljert i NIRAS' informasjonskapselpolicy, som du kan finne her: https://www.nirasnorge.no/cookies/.

Nedenfor kan du se på hvilke juridiske grunnlag vi behandler informasjonen din, til hvilket formål og hvor lenge vi lagrer den.

2. Potensielle kunder

For at du skal bli vår kunde, må vi samle inn følgende personopplysninger om deg:

• Navn
• Enterprise
• E-post
• Telefonnummer
• Adresse
• Organisasjonsnummer

Vi samler inn personopplysninger om potensielle kunder for følgende formål:

• Mulig fremtidig samarbeid eller finansiell transaksjon
• Administrasjon av ditt forhold til oss

Vi samler inn denne informasjonen på følgende juridiske grunnlag:

• NIRAS' legitime interesse i å samle inn og bevare data om våre potensielle kunder er å fremme kommunikasjonen mellom de to partene. Kun data som er gitt av klienten vil bli beholdt.

Vi beholder personopplysningene så lenge lovgivningen tillater, og vi vil slette dem når vi ikke lenger trenger dem. Perioden avhenger av karakteren til informasjonen og bakgrunnen for at vi kan beholde den. Vanligvis vil data om potensielle klienter bli slettet etter opphør av avtalen eller når korrespondansen ikke lenger anses som relevant. Vi vil imidlertid beholde dataene så lenge klientrelasjonen fortsatt eksisterer.

• Data om potensielle kunder vil bli slettet senest to år etter siste kontakt eller på kundens forespørsel.

3. Klienter

For at du skal bli vår kunde, må vi samle følgende personopplysninger om deg:

• Navn
• Enterprise/firmanavn
• E-post
• Telefonnummer
• Adresse
• Organisasjonsnummer
• Signatur
• Lokasjonsinformasjon

Vi samler inn personopplysninger om våre kunder for følgende formål:

• Behandling av ditt kjøp og levering av våre tjenester
• Administrasjon av ditt forhold til oss

Vi samler inn denne informasjonen på følgende juridiske grunnlag:

• Behandlingen skjer basert på oppfyllelse av kontrakten mellom klienten og NIRAS.

Vi beholder personopplysningene så lenge lovgivningen tillater det, og vi sletter dem når vi ikke lenger trenger dem. Perioden avhenger av karakteren til informasjonen og bakgrunnen for at vi kan beholde den. Vanligvis vil data om kunder bli slettet ved oppsigelse av avtalen.

• Data om klienten vil bli slettet senest fem år etter at forholdet avsluttes.

4. Leverandører og samarbeidspartnere

For at du skal bli vår leverandør eller samarbeidspartner, må vi samle følgende personopplysninger om deg:

• Navn
• Adresse
• E-post
• Telefonnummer
• Organisasjonsnummer
• Signatur

Vi samler inn personopplysninger om våre leverandører og partnere for følgende formål:

• Behandling av våre kjøp/tjenester
• Administrasjon av ditt forhold til oss

Vi samler informasjon på følgende juridiske grunnlag:

• Behandlingen skjer basert på oppfyllelse av kontrakten mellom leverandøren eller samarbeidende partner og NIRAS.

Vi beholder personopplysningene så lenge lovgivningen tillater det, og vi sletter dem når vi ikke lenger trenger dem. Perioden avhenger av informasjonen og bakgrunnen for at vi beholder dem. Vanligvis vil data om potensielle kunder bli slettet ved oppsigelse av avtalen.

• Data om leverandøren vil bli slettet ved utløpet av produktgarantien, ellers oppbevares informasjonen i henhold til regnskapsloven.

5. Rekruttering

Formålet med å behandle personopplysninger om deg i rekrutteringsprosessen er å vurdere om du er en kvalifisert kandidat til en ledig stilling hos oss.

Personopplysninger som vises i rekrutteringsprosessen er informasjonen som vises på søknaden din, CV og andre vedlagte dokumenter som er registrert. Det er ikke nødvendig at du skriver inn personnummeret ditt.

Søknaden din med støttedokumenter vil bli delt internt med relevante ansatte i rekrutteringsprosessen, men ikke med personer utenfor NIRAS.

Der det er hensiktsmessig, bruker vi eksterne rekrutterere for å hjelpe oss i prosessen, og derfor kan informasjonen din bli samlet inn av dem på våre vegne eller delt med dem.

Hvis du blir kalt inn til et jobbintervju, vil vi notere informasjon og informasjon som kan brukes i den videre rekrutteringsprosessen.

Vi behandler denne informasjonen på følgende juridiske grunnlag:

• På grunnlag av vår legitime interesse, som er å vurdere dine kvalifikasjoner og kompetanser i forhold til den utlyste stillingen, jf. artikkel 6(1)(f) i personvernforordningen.
• Behandlingen av personnummeret ditt skjer kun hvis du selv har sendt det inn i forbindelse med søknaden eller CV-en. Vi behandler sivilregistreringsnumre for å forsvare eller fremme et mulig rettskrav, jf. paragraf 11(2)(4) i den danske dataloven, jf. paragraf 7(1) og artikkel 9(2)(f) i personvernforordningen.

Hvis du sender inn personopplysninger av sensitiv art, behandler vi dem på følgende juridiske grunnlag:

• Basert på en legitim interesse som er i begge parters interesse i vurderingen av et fremtidig samarbeid, jf. artikkel 6(1)(f) i personvernforordningen, og dataene kan behandles for å etablere eller forsvare eventuelle juridiske krav knyttet til rekrutteringsprosessen, jf. artikkel 9(2)(f) i personvernforordningen.

Søknads- og støttedokumenter kan lagres i opptil 6 måneder etter at rekrutteringsprosessen er fullført, hvoretter informasjonen din vil bli slettet. Formålet med lagring etter at rekrutteringsprosessen er fullført, er å sikre interesser dersom det oppstår innvendinger mot diskriminering osv. under rekrutteringsprosessen.

Hvis vi ønsker å lagre søknaden din med støttedokumenter for mulig fremtidig ansettelse, skjer dette på grunnlag av ditt samtykke, jf. artikkel 6(1)(a) i personvernforordningen.

I uoppfordrede søknader behandler vi din informasjon på grunnlag av vår legitime interesse, jf. artikkel 6(1)(f) i personvernforordningen, som er for å vurdere dine kvalifikasjoner og kompetanser i forhold til mulig fremtidig ansettelse.

For uoppfordrede applikasjoner lagres applikasjonen og vedleggene i maksimalt 6 måneder, hvoretter de slettes. Hvis vi ønsker å lagre søknaden din lenger enn dette, gjøres dette på grunnlag av et spesifikt samtykke fra deg.

Ditt samtykke er frivillig, og du kan trekke det tilbake når som helst ved å kontakte oss via kontaktinformasjonen ovenfor.

6. Kurs og seminarer

Når du deltar i et kurs eller seminar ved NIRAS, bruker vi dine personopplysninger for å holde kontakt med deg før, under og etter aktiviteten. Dette gjelder også hvis du er ansatt hos en av våre kunder/partnere og er registrert for et kurs eller seminar.

For å gjennomføre et kurs eller seminar behandler vi denne informasjonen om deg:

• Navn
• Posisjon
• E-post
• Telefon
• Hvor du er ansatt

Kildene til informasjonen vi behandler kommer fra deg selv eller fra arbeidsgiveren din, hvis det er arbeidsgiveren som har registrert seg for kurset eller seminaret. Vi behandler dine personopplysninger som beskrevet ovenfor basert på artikkel 6.1.b hvis du er part i avtalen, da informasjonen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg. Behandlingen kan også foregå på grunnlag av artikkel 6.1.f (regelen om interesseavveining), hvor den legitime interessen er å administrere seminarer og sende ut evalueringsskjemaer osv.

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å fullføre kurset eller seminaret og for å evaluere det. Et kurs kan være en del av en forhåndsdefinert kontekst med andre kurs eller nettverksetablering, og i disse tilfellene lagrer vi dine personopplysninger til hele kurset eller nettverksarbeidet er fullført og evaluert. Hvis du er ansatt hos en av våre kunder/partnere, lagrer vi informasjonen din så lenge vi inngår et forretningsforhold med kunden.

Ved betalingsavtale lagrer vi fakturadata i regnskapsåret pluss 5 år som fastsatt i regnskapsloven.

7. Markedsføring

Vi bruker personopplysninger i forbindelse med markedsføringsinitiativer, inkludert for å kunne målrette kommunikasjonen vår mot deg. Den målrettede kommunikasjonen inkluderer utsendelse av nyhetsbrev. For dette formålet behandler vi kun personopplysninger, inkludert:

• Navn
• Posisjon
• E-post
• Telefon
• Hvor du er ansatt

Vi registrerer også hvilket språk du ønsker å motta materialet vårt på.

De personopplysningene vi bruker kommer fra deg. Informasjonen kan også innhentes via vår nettside. Hvis du har meldt deg på ett eller flere av våre nyhetsbrev, vil vi lagre din personlige informasjon så lenge du ønsker å motta materiale fra oss, og i to år etterpå. Hvis vi har samlet offentlig tilgjengelig informasjon om deg for å gjennomføre markedsføringsinitiativer, lagrer vi materiale om deg så lenge det aktuelle initiativet pågår og to år etterpå.

Vi behandler denne informasjonen på følgende juridiske grunnlag:

• Du har samtykket til at vi sender deg nyhetsbrevet, jf. artikkel 6(1)(a) i personvernforordningen.

Dine personopplysninger vil bli slettet når du trekker tilbake samtykket. Du står fritt til å trekke tilbake samtykket ditt, og du kan bruke kontaktinformasjonen øverst hvis du ønsker å trekke tilbake samtykket.

8. Sosiale medier

Når du velger å følge eller like oss på sosiale medier som Facebook, LinkedIn og Instagram, vil du se/motta nyheter fra oss via sosiale medier.

Når du liker og/eller følger oss, behandler vi følgende informasjon om deg:

• Ditt navn/brukernavn

Formålet med å bruke sosiale medier er å holde interesserte følgere oppdatert på for eksempel NIRAS-prosjekter, arrangementer, rekruttering, webinarer og hvordan det er å jobbe i NIRAS.

Vi behandler denne informasjonen på følgende juridiske grunnlag:

• Vår interesse for markedsføring og forbedring av vårt nettsted og produkt (artikkel 6(1)(f) i personvernforordningen)

8.1 LinkedIn

Vi er felles dataansvarlige med LinkedIn for informasjonen om deg som samles inn når du besøker nettstedet vårt. Dette betyr at vi, sammen med LinkedIn, må fordele og fastsette ansvaret for å overholde lovgivningen om behandling av dine personopplysninger.

Du finner vår avtale om felles dataansvar her: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum

Hvis du ikke har en profil på LinkedIn, samles informasjon om enheten din, posisjon/geodata og informasjon om din atferd på LinkedIn og utenfor LinkedIn, for eksempel besøk på nettsider.

Hvis du har en profil på LinkedIn, samles også informasjon du har gitt tillatelse til i forbindelse med opprettelsen av profilen din, som reaksjoner, kommentarer og delinger du og andre gjør.

Vi mottar kun informasjonen du sender oss i form av din henvendelse, reaksjon eller kommentar. I tillegg mottar vi anonym statistisk informasjon om brukere fra LinkedIn, via en funksjon kalt LinkedIn Page Analytics.

Hvis du ønsker å slette informasjonen din fra LinkedIn, må du slette profilen din. Hvis du sletter profilen din, betyr det også at innlegg, bilder og informasjon vil bli slettet. Hvis du har spørsmål om LinkedIn Page Analytics, vennligst kontakt LinkedIn.

8.2 Facebook og Instagram

Vi er felles dataansvarlige med Meta for informasjonen om deg som samles inn når du besøker våre sider på Facebook og/eller Instagram. Dette betyr at vi sammen med Meta må fordele og avgjøre ansvaret for å overholde lovgivningen om behandling av dine personopplysninger.

Du finner vår avtale om felles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Meta samler informasjon om deg, selv om du ikke har en konto hos dem. Du kan lese mer om dette her: Metas personvernerklæring – Hvordan Meta samler inn og bruker brukerdata | Personvernsenter (facebook.com)

Meta bruker også Insights på Facebook/Instagram for å samle statistisk informasjon om besøkendes atferd på siden, inkludert alder, kjønn, forholdsstatus, jobb, livsstil, interesseområder, informasjon om kjøp og geografisk informasjon. For dette formålet har Meta plassert informasjonskapsler på enheten din når du besøker Facebook/Instagram. Hver informasjonskapsel inneholder en unik identifikasjonskode som forbliver aktiv i to år med mindre den slettes før denne perioden er over. Meta mottar, lagrer og behandler dine personopplysninger gjennom disse informasjonskapslene. Vi mottar aggregerte resultater fra denne informasjonen.

For å lese mer om Facebooks/Instagrams bruk av informasjonskapsler, se her:

https://m.facebook.com/policies/cookies/

Informasjonskapselpolicy | Instagram Hjelpesenter

Vi oppgir ikke informasjon om deg som vi mottar fra Meta. Meta kan imidlertid avsløre informasjon om deg til tredjepart. Du kan lese mer om dette under punktet «hvordan deles denne informasjonen» i deres personvernerklæring.

Hvis du ønsker å slette informasjonskapslene dine, kan du se hvordan via vår informasjonskapselpolicy, eller du kan kontakte Meta.

9. Konsulentnettverk

Når vi mottar registreringen din for konsulentnettverket, vil registreringen din bli håndtert etter følgende prinsipper:

Kompetanser og CV, inkludert vedlegg, vil bli distribuert internt til relevante personer.

Personopplysninger mottatt i din registrering for konsulentnettverket vil bli behandlet som følger: Samtykke; Det er forståelsen at i forbindelse med at konsulenten selv overleverer sine data til NIRAS, behandles disse dataene med konsulentens samtykke. Vår behandling vil stoppe på det tidspunktet samtykket trekkes tilbake.

Vi lagrer informasjonen din, inkludert vedlegg, til du ikke lenger ønsker å være en del av konsulentnettverket. Informasjonen din vil automatisk bli slettet 2 år etter siste kontakt.

Hver sjette måned vil du bli spurt om du vil fortsette å være en del av konsulentnettverket. Hvis du ikke lenger ønsker å være medlem av konsulentnettverket, vil all informasjon, CV og støttedokumenter bli slettet.

Ditt samtykke er frivillig, og du kan trekke det tilbake når som helst ved å kontakte oss via kontaktinformasjonen ovenfor eller ved å logge inn i konsulentnettverket.

10. Informasjonsoverføring

Vi bruker flere tredjeparter for å lagre og behandle dataene, inkludert leverandører av IT-løsninger: Activecampaign, Coma Systems, Keepit, Maconomy, Microsoft, People Test Systems og Umbraco. Disse selskapene behandler kun informasjon på våre vegne og kan ikke bruke den til egne formål. Der det er aktuelt, kan data overføres til advokater, banker, offentlige etater, datterselskaper, regnskapsførere, forsikringsselskaper og pensjonsleverandører.

Vi bruker kun dataselskaper i EU og tredjeland med nødvendige sikkerhetsgarantier, samt selskaper i land som kan gi dine data tilstrekkelig beskyttelse.

I noen tilfeller bruker vi imidlertid amerikansk programvare og løsninger i forbindelse med den daglige driften. En risikovurdering gjennomføres for hver leverandør.

11. Dine rettigheter

• Du har til enhver tid rett til å bli informert om dataene vi lagrer om deg, hvor de kommer fra og hva vi bruker dem til. Du kan også få informasjon om hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger og hvem som mottar data om deg, og i hvilken grad vi videreformidler data i Danmark og utlandet.
• På din forespørsel kan vi gi deg dataene vi oppbevarer om deg. Imidlertid kan tilgangen være begrenset for andres personvern, forretningshemmeligheter og immaterielle rettigheter.
• Hvis du mener at personopplysningene vi lagrer hos deg er unøyaktige, har du rett til å få dem korrigert. Du må kontakte oss med informasjon om unøyaktighetene og hvordan de kan rettes. Vær så spesifikk som mulig med dine rettelser, ellers vil det komplisere arbeidet vårt, og i noen tilfeller føre til at vi ikke følger din rettelse.
• I noen tilfeller vil vi ha en forpliktelse til å slette dine personopplysninger. Dette gjelder for eksempel hvis du trekker tilbake ethvert samtykke som er gitt. Hvis du mener at dataene dine ikke lenger er nødvendige til det formålet vi innhentet dem for, kan du be oss om å slette dem. I tillegg kan du kontakte oss hvis du mener at dine personopplysninger behandles i strid med loven eller andre juridiske forpliktelser.
• Du har rett til å klage til det norske datatilsynet (https://www.datatilsynet.no/).
• Du har rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger. Du kan også protestere mot at vi overleverer dataene dine for markedsføringsformål. Du kan sende din innvending til oss ved å bruke kontaktinformasjonen ovenfor. Hvis klagen din er berettiget, vil vi sørge for å stoppe behandlingen av dine personopplysninger.
• Du kan bruke dataportabilitet hvis du ønsker at dataene dine skal overføres til en annen dataansvarlig.
• Vi sletter dine personopplysninger på eget initiativ når de ikke lenger er nødvendige for formålet vi samlet dem for, eller når vi ikke lenger har juridiske rettigheter til å lagre dem.

Du kan benytte dine rettigheter ved å kontakte NIRAS på GDPR@niras.no eller på telefon +45 4810 4200.

Når du kontakter oss med en forespørsel om å få dine personopplysninger korrigert eller slettet, vil vi undersøke om betingelsene er oppfylt og deretter iverksette korrigeringer eller sletting så snart som mulig.

Det kan være betingelser eller begrensninger for disse rettighetene. Det er derfor ikke sikkert at du for eksempel har rett til dataportabilitet i det spesifikke tilfellet – dette avhenger av de spesifikke omstendighetene rundt behandlingsaktivitetene.

Sist redigert: 27-02-2026